Achats/Ventes au PNUD
Opportunités
actuelles :
Instructions résumées
relatives aux achats et contrats
I. Principes généraux :
Les principes généraux suivants sont pris en
considération pour l’exécution des achats au nom de l’organisation :
• L’optimisation des ressources ;
• L’équité, l’intégrité et la transparence ;
• Une compétition efficace et …
• L’intérêt pour le PNUD
Achats :
Les transactions suivantes sont considérées comme
des achats :
1. Achats de biens
2. Achats de travaux civils (le terme travaux
civils décrit les services mécaniques, électriques, ou de génie civil,
y compris la livraison des fournitures de matériaux de construction et
équipements.
3. Achats de
services (recrutement des consultants)
Autorité d’achat :
• Le bureau de pays a une délégation d’autorité
limitée pour l’attribution de marchés d’une valeur inférieure à 100 000
USD.
• Les contrats dont le montant annuel unique ou
cumulé est inférieur à 100 000 USD sont préalablement examinés par un
comité local des marchés - Contrats, Assets and Procurement (CAP).
• Les contrats dont le montant annuel unique ou
cumulé est supérieur à 100 000 USD nécessite une revue par le Comité
Consultatif des Achats du PNUD à New York - Advisory Committee on
Procurement- (ACP).
Contrats Consultants :
• Achat des services relatifs aux consultants
individuels sous un Contrat de Service (SC) , Accord de Prêt
Remboursable (RLA) ou Accord de Services Spéciaux (SSA) avec un volume
financier au-dessus de 30 000 USD
II - Méthodes de sollicitation des offres :
Demande de devis (RFQ)
Une demande de devis (RFQ) est habituellement
utilisée pour l’achat de marchandises, travaux de génie civil et/ou
services lorsque la valeur du marché est comprise entre 2 500 USD et 100
000 USD. Si les produits sont requis sur une base répétitive, et la
valeur cumulative du marché excède 100 000 USD au cours de l’année
calendaire, le bureau doit soit utiliser l’appel d'offres (ITB) soit une
invitation à soumissionner (RFP), selon ses besoins particuliers. Pour
respecter une concurrence efficace, les bureaux doivent évaluer les
propositions d’au moins trois offres répondant aux exigences
(caractéristiques, conditions de livraison, modalités et conditions du PNUD) et propositions qualifiées où le fournisseur satisfait les
critères d’éligibilité de base.
Le marché est alors attribué à l’offre acceptable
proposant le prix le plus bas.
Appel d’Offres (ITB)
Un appel d'offres (ITB) est en général utilisé pour
l’achat de marchandises d’une valeur de 100 000 USD ou plus.
Les bureaux doivent évaluer au moins trois offres
répondant aux exigences (caractéristiques, conditions de livraison,
modalités et conditions du PNUD) et propositions qualifiées où le
fournisseur satisfait les critères d’éligibilité de base.
L’offre acceptable proposant le prix le plus bas est
alors retenue
Invitation
à Soumissionner (RFP)
Une invitation à soumissionner (RFP) est recommandée
pour tous les marchés dépassant 100 000 USD, pour lesquels les produits
et/ou résultats ne peuvent être exprimés suffisamment en détail, au niveau
quantitatif ou qualitatif, au moment où l’invitation est lancée, par
exemple, lorsque des services de consultation ou similaires ou
marchandises complexes sont requis.
Les bureaux doivent évaluer au moins trois réponses
correspondant aux exigences (caractéristiques, conditions de livraison,
modalités et conditions du PNUD) et propositions qualifiées où le
fournisseur satisfait les critères d’éligibilité de base, reçues selon la
méthode de la double enveloppe (une offre technique et une offre
financière dans des enveloppes séparées).
L’offre la plus réactive aux besoins spécifiés, y
compris le prix et d’autres facteurs sera alors retenue.
Engagement Direct
Contrairement aux méthodes d’invitation
concurrentielle susmentionnées, l’engagement direct, sans concurrence,
peut être utilisé lorsqu’un bureau engage les services du Bureau des
Services d'Achats Inter- Organisations (IAPSO) ou d’une autre agence de
l’ONU ; ou utilise un accord global à long terme (LTA) exécuté par IAPSO ;
ou, alternativement, un LTA local.
Achat Local
L’achat local est une méthode d’achat basée sur la
comparaison d’offres de prix informelles obtenues de fournisseurs
potentiels, afin d’assurer le meilleur rapport qualité/prix, et convient
à l’achat de marchandises standard faciles à obtenir ou des produits aux
caractéristiques standard, d’une valeur de moins de 2 500 USD, ou de
travaux de génie civil simples, également évalués à moins de 2 500 USD.
Les bons de commande émis pour l’achat de marchandises doivent indiquer
la description et la quantité des marchandises et les caractéristiques
des travaux de génie civil, ainsi que la date et le lieu de livraison
(ou de fin) désirés.
III – Exceptions à la compétition
Toutes les demandes cherchant une dispense du processus
concurrentiel pour des contrats estimés à 30,000 USD ou plus, doivent être
soumises au Fonctionnaire en Chef des Achats du siège pour approbation
finale, après examen du CAP et de l’ACP. Pour des contrats de moins de
30,000 USD, le Représentant résident ou le chef du Groupe d’activité sont
autorisés à dispenser la recherche de fournisseurs et la soumission
concurrentielle, néanmoins, le représentant résident ou le chef du Groupe
d’activité doivent s’assurer que la (les) raison(s) de cette dispense soit
(ent) enregistrée(s).
Une dispense du processus concurrentiel est utilisée en
général pour acheter des marchandises et est sujette à l’examen des
justifications permises. En demandant une dispense, les justifications
doivent décrire les paramètres d’impraticabilité ou d’impossibilité,
empêchant l’utilisation de
processus compétitifs standard.
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Dispenses autorisées
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Exemples de justifications
acceptables |
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Lorsque la valeur de l’achat
est inférieure à 2 500 USD |
Achat local. |
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Il n’existe pas de marché
concurrentiel pour le rendement ou le prix. |
Existence d’un monopole ; prix
fixés par les lois nationales ; ou bien les besoins impliquent des
produits ou services exclusifs. |
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Détermination, ou besoin, de normalisation.
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Compatibilité avec le réseau existant de canalisations, exige un
équipement de marque spécifique |
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Un accord
de coopération existe entre le fournisseur et une entité de l’ONU.
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Un LTA de
l’ONU existe, mais n’est cependant pas validé par le PNUD.
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Des offres
pour des besoins identiques ont été obtenues de manière
concurrentielle dans les 12 mois précédents, et les prix et conditions
proposés restent compétitifs. |
Les prix
des marchandises obtenus six mois auparavant, après un processus
concurrentiel, restent valables. |
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Une
invitation formelle n’a pas produit des résultats satisfaisants en
l’espace d’une période de temps raisonnable. |
Suite à un
exercice d’appel d'offres, six offres ont été reçues, dont quatre
n’étaient pas conformes aux caractéristiques techniques indiquées.
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Le contrat
d’achat proposé est pour acheter ou louer de l’immobilier.
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Choix des
lieux basé sur des soucis de sécurité. |
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L’achat
représente une difficulté réelle. |
Catastrophe naturelle, épidémie, ou urgence soudaine imprévisible.
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Le contrat
d’achat proposé est pour des services impossibles à évaluer
objectivement. |
Technologie de pointe |
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Le CPO a
déterminé que l’invitation formelle ne donnera pas de résultats
satisfaisants. |
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Algérie